Materi 2 ADMINISTRASI DAN KESEKTARIATAN

Oleh : Ahmad Bukhori ( Sekretaris MPO )

I. PENDAHULUAN

Setiap organisasi (apapun bentuknya ) pasti mempunyai rumusan tujuan yang ingin dicapai.

Organisasi yang mempunyai rumusan tujuan yang jelas akan mendapatkan kesulitan kearah

mana organisasi iti akan dibawa. Perumusan tujuan organisasi yang jelas akan memudahkan

organisasi dalam menentukan kebijakan organisasi. Melalui tujuan tersebut, sebuah

organisasi mendapat gambaran kearah mana orgaisasi tersebut akan dibawa, mendapatkan

landasan bagi organisasi, memudahkan menentukan macamnya tugas, dan akan mudah

menentukan PRODER KISS ME (program, prosedur, koordinasi, integrasi,

simplikasi,sinkronisasi dan mekanisme ).

Perumusan tujuan meski menjadi syarat mutlak bagi organisasi, tetapi bukanlah merupakan

satu-satunya syarat. Rumusan tujuan perlu ditopang oleh syarat-syarat lain yang tidak kalah

pentingnya diantaranya (anggota), kelompok, kerja sama, dan perangkat lainnya seperti

kesektariatan dan administrasi.

Diantara sederetan piranti organisasi yang akan penulis uraikan lebih panjang adalah

Kesektariatan dan administrasi.kedua piranti organisasi tersebut penulis uraikan karena

penulis berpendapat bahwa kegiatan kesektariatan dan administrasi mempunyai peran yang

signifikan dalam kegiatan organisasi.

II. ADMINISTRASI

Seperti telah diuraikan diatas bahwa sebuah organisasi yang baik adalah organisasi yang

telah menetapkan rumusan organisasi yang jelas. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi

sudah barang tentu akan melakukan segala usaha/ kegiatan organisasi, dari mulai

merencanakan tujuan sampai dengan kegiatan evaluasi kegiatan.usaha/kegiatan tersebut

disebut dengan administrasi.

Secara umum, administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekerja

secara teratur untuk mencapaisuatu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.usaha-usaha

atau kegiatan yang dimaksud meliputi semua kegiatan yang lazim dilakukan oleh organisasi,

seperti penetapan rencana program, pengorganisasian, penajaman dan penyelenggaraan

program, kegiatan pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, dan lainlain.

Sedangkan secara sempit administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha, clerical work

(kegitan catat mencatat/tulis –menulis ) atau sectretrial work (pekerjaan sekertaris), yaitu

keseluruhan kegiatan mencatat segala kejadian bagi pimpinan suatu organisasi. Keseluruhan

rumusan pengertian administrasi secara sempit tersebut disebut juga kesektariatan.

Dari batasan-batasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa pengetian administrasi

meliputi hal-hal sebagai berikut.

1. Rangkaian kegiatan/ perbuatan, termasuk kegiatan kesekretaritan;

2. Adanya kelompok orang;

3. Adanya kerjasama;

4. Adanya unsur-unsur untuk mencapai tujuan;

III. KESEKRETARIATAN

Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Seperti telah disinggung diatas, bahwa tata

usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup

menunjang tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau

keskretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi.

1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).

2. Surat menyurat;

3. Kegiatan kearsipan dan agenda;

4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;

5. pengiriman dan penerimaan surat; dan

6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tilis menulis

Dari uraian diatas dapat menyimpulkan bahwa Tata Usaha adalah menghimpun keteranganketerangan

tertulis yang dapat digunakan untuk menunjang kelancaran kegiatan administrasi.

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sipat Tata Usaha adalah sebagai “pelayanan

terhadap kegiatan pokok administrasi”.

Berikut ini penulis uraikan beberapa kegiatan Tata Usaha yang memiliki aturan-aturan (baku)

tertentu, yaitu: surat menyurat, kearsipan, agenda, buku induk, dan buku agrnda kegiatan.

A. Surat Menyurat

Di antara kegiatan Tata Usaha yang paling menonjol adalah kegiatan surat menyarat

(korespondensi). Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan

informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihakpihak

tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi.

Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:

1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah

pikiran/gagasan.

2. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian.

3. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan.

4. Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah.

5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.

Jika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis,

yaitu:

1. surat pribadi,

2. surat dinas (resmi), dan

3. surat niaga.

Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang lain, misalnya : surat edaran,

surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan.

Ada beberapa bentuk penulisan surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola surat

menurut susunan, letak, dan bagian-bagian surat. Setiap bagian surat itu sangat penting

peranannya sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat.

Menurut pola umum yang berlaku dalam surat menyurat, bentuk surat dikelompokan

menjadi6(enam) dan macam bentuk surat, yaitu : (a) bentuk lurus penuh (full block style), (b)

bentuk lurus (block style), (c) bentuk setengah lurus (semi block style), (d) bentuk bertekuk

(idented style), (e) bentuk resmi Indonesia lama, dan (f) bentuk Indonesia baru.

(contoh lengkap bentuk-bentuk surat tersebut dapat dilihat pada buku seri penyuluhan bahasa

Indonesia bagian surat menyurat.

Sekedar memberikan gambaran untuk memudahkan pemahaman pembaca, berikut penulis

berikan contoh bagian-bagian surat dalam bentuk lurus (block style)

Keterangan :

(1) Kop/Kepala Surat;

(2) tanggal surat;

(3) nomor. Lampiran, perihal

(4) alamt,tujuan;

(5) salam pembuka;

(6) Isi surat

(7) Salam penutup;

(8) pengirim surat; da,

(9) tembusan;

B. Kerasipan, Agenda dan Ekspedis

1). Arsip

Kegiatan Kearsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu sendiri dan agenda. Arsip adalah suatu

tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen.

Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat,

akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara

ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang bias mengurus bagian penyimpanan dan

pemeliharaan surat-surat disebut arsiper

Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :

1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan.

2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hokum

3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.

4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lainlain.

System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu :

1) Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan nama orang atau organisasi utama.

2) Sistem penyimpanan menurut pkok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip

didasarkan pada jenis dan isi surat..

3) Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip

didasarkan pada asal daerah surat..

4) Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip

didasarkan angka nomor pada surat.

5) Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip

berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut.

2) Agenda

Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi

untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas

mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda,

dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu :

1) Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri

untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.

2) Agenda anda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus untuk mencatat

surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar.

3. Ekspedisi

kegiatan kesekretariatan lain yang berhubungan dengan surat menyuratadalah ekspedisi.

Ekspedisi adalah kegiatan mengurus (mengirim/mengantarkan) surat-surat atau barangbarang.

Orang yang bertugas untuk mengirim/mengantar surat-surat atau barangn-barang

disebut ekspeditur. Untuk memudahkan surat-surat, sebuah organisasi memerlukn bukuk

ekspedisi. Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim

dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut.

C. Buku Induk dan Agenda Kegiatan

Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota

organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun

anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh

personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.

Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-datarangkaian kegiatan organisasi

selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badanbadan

yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan.

IV. P E N U T U P

Administrasi dan kesekretariatan bukan merupan bagian disiplin ilmu eksakta. Ini berarti

bahwa teori tentang kedua topik tersebut adalah terus mengalami perubahan, pergeseran dan

penambahan-penambahan sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi.

Perkembangan kebutuhan organisasi tidak terlepas dari usaha untuk lebih memperbaiki citra

organisasi tersebut. Oleh karena itu inisiatif-inisiatif dengan ide-ide cerdas menjadi sangat

penting, termasuk ide-ide dalam bidang administrasi dan kesekretariatan sebagai piranti

penting dalam menjalankan roda organisasi.

Wassalam,