ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN DALAM ORGANISASI

Oleh :

 Ahmad Bukhori ( disajikan untuk peserta LDK MTs. Darul Hikmah 

Periode 2012 / 2013

 I. PENDAHULUAN 

Setiap organisasi (apapun bentuknya ) pasti mempunyai rumusan tujuan yang ingin dicapai. Organisasi yang mempunyai rumusan tujuan yang jelas akan mendapatkan kesulitan kearah mana organisasi iti akan dibawa. Perumusan tujuan organisasi yang jelas akan memudahkan organisasi dalam menentukan kebijakan organisasi. Melalui tujuan tersebut, sebuah organisasi mendapat gambaran kearah mana orgaisasi tersebut akan dibawa, mendapatkan landasan bagi organisasi, memudahkan menentukan macamnya tugas, dan akan mudah menentukan PRODER KISS ME (program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi,sinkronisasi dan mekanisme ). Perumusan tujuan meski menjadi syarat mutlak bagi organisasi, tetapi bukanlah merupakan satu-satunya syarat. Rumusan tujuan perlu ditopang oleh syarat-syarat lain yang tidak kalah pentingnya diantaranya (anggota), kelompok, kerja sama, dan perangkat lainnya seperti kesektariatan dan administrasi. Diantara sederetan piranti organisasi yang akan penulis uraikan lebih panjang adalah Kesektariatan dan administrasi.kedua piranti organisasi tersebut penulis uraikan karena penulis berpendapat bahwa kegiatan kesektariatan dan administrasi mempunyai peran yang signifikan dalam kegiatan organisasi. 

II. ADMINISTRASI

Seperti telah diuraikan diatas bahwa sebuah organisasi yang baik adalah organisasi yang telah menetapkan rumusan organisasi yang jelas. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi sudah barang tentu akan melakukan segala usaha/ kegiatan organisasi, dari mulai merencanakan tujuan sampai dengan kegiatan evaluasi kegiatan.usaha/kegiatan tersebut disebut dengan administrasi. Secara umum, administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekerja secara teratur untuk mencapaisuatu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.usaha-usaha atau kegiatan yang dimaksud meliputi semua kegiatan yang lazim dilakukan oleh organisasi, seperti penetapan rencana program, pengorganisasian, penajaman dan penyelenggaraan program, kegiatan pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, dan lainlain. Sedangkan secara sempit administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha, clerical work (kegitan catat mencatat/tulis –menulis ) atau sectretrial work (pekerjaan sekertaris), yaitu keseluruhan kegiatan mencatat segala kejadian bagi pimpinan suatu organisasi. Keseluruhan rumusan pengertian administrasi secara sempit tersebut disebut juga kesektariatan. Dari batasan-batasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa pengetian administrasi meliputi hal-hal sebagai berikut. 

1. Rangkaian kegiatan/ perbuatan, termasuk kegiatan kesekretaritan; 

2. Adanya kelompok orang; 

3. Adanya kerjasama; 

4. Adanya unsur-unsur untuk mencapai tujuan;

 III. KESEKRETARIATAN

 Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Seperti telah disinggung diatas, bahwa tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau keskretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi.

1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ). 

2. Surat menyurat; 

3. Kegiatan kearsipan dan agenda; 

4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi; 

5. pengiriman dan penerimaan surat; dan 

6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tilis menulis 

Dari uraian diatas dapat menyimpulkan bahwa Tata Usaha adalah menghimpun keteranganketerangan tertulis yang dapat digunakan untuk menunjang kelancaran kegiatan administrasi. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sipat Tata Usaha adalah sebagai “pelayanan terhadap kegiatan pokok administrasi”. Berikut ini penulis uraikan beberapa kegiatan Tata Usaha yang memiliki aturan-aturan (baku) tertentu, yaitu: surat menyurat, kearsipan, agenda, buku induk, dan buku agrnda kegiatan. A. Surat Menyurat Di antara kegiatan Tata Usaha yang paling menonjol adalah kegiatan surat menyarat (korespondensi). Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihakpihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai: 

1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah pikiran/gagasan. 

 2. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian. 

3. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan. 

4. Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah. 

5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah. 

Jika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis, yaitu: 

 1. surat pribadi, 

2. surat dinas (resmi), dan 

3. surat niaga. 

Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang lain, misalnya : surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan. Ada beberapa bentuk penulisan surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola surat menurut susunan, letak, dan bagian-bagian surat. Setiap bagian surat itu sangat penting peranannya sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat. Menurut pola umum yang berlaku dalam surat menyurat, bentuk surat dikelompokan menjadi6(enam) dan macam bentuk surat, yaitu 

: 

(a) bentuk lurus penuh (full block style), 

(b) bentuk lurus (block style), 

(c) bentuk setengah lurus (semi block style), 

(d) bentuk bertekuk (idented style), 

(e) bentuk resmi Indonesia lama, dan

 (f) bentuk Indonesia baru.

(contoh lengkap bentuk-bentuk surat tersebut dapat dilihat pada buku seri penyuluhan bahasa Indonesia bagian surat menyurat. Sekedar memberikan gambaran untuk memudahkan pemahaman pembaca, berikut penulis berikan contoh bagian-bagian surat dalam bentuk lurus (block style) Keterangan :

(1) Kop/Kepala Surat; 

(2) tanggal surat; 

(3) nomor. Lampiran, perihal 

(4) alamt,tujuan; 

(5) salam pembuka; 

(6) Isi surat 

(7) Salam penutup; 

(8) pengirim surat; da, 

(9) tembusan; 

B. Kerasipan, Agenda dan Ekspedis 

1). Arsip Kegiatan Kearsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu sendiri dan agenda. Arsip adalah suatu  tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang bias mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut : 

1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila   diperlukan. 

2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hokum 

3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau. 

4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lainlain. 

System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu : 

1) Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan nama orang atau organisasi utama. 

2) Sistem penyimpanan menurut pkok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada jenis dan isi surat.. 

3) Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada asal daerah surat.. 

4) Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan angka nomor pada surat.

 5) Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut. 

2) Agenda Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda, dapat dibagi atas 2 (dua) macam, 

yaitu : 

1) Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar. 

2) Agenda anda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar. 

3. Ekspedisi kegiatan kesekretariatan lain yang berhubungan dengan surat menyuratadalah ekspedisi. Ekspedisi adalah kegiatan mengurus (mengirim/mengantarkan) surat-surat atau barangbarang. Orang yang bertugas untuk mengirim/mengantar surat-surat atau barangn-barang disebut ekspeditur. Untuk memudahkan surat-surat, sebuah organisasi memerlukn bukuk ekspedisi. Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut. 

C. Buku Induk dan Agenda Kegiatan Buku induk 

merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya. Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-datarangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badanbadan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan.

 IV. P E N U T U P 

 Administrasi dan kesekretariatan bukan merupan bagian disiplin ilmu eksakta. Ini berarti bahwa teori tentang kedua topik tersebut adalah terus mengalami perubahan, pergeseran dan penambahan-penambahan sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi. Perkembangan kebutuhan organisasi tidak terlepas dari usaha untuk lebih memperbaiki citra organisasi tersebut. Oleh karena itu inisiatif-inisiatif dengan ide-ide cerdas menjadi sangat penting, termasuk ide-ide dalam bidang administrasi dan kesekretariatan sebagai piranti penting dalam menjalankan roda organisasi

. Wassalam,

EKSKUL MTs. DARUL HIKMAH

EKSKUL MTs. DARUL HIKMAH

PRAMUKA – PASKIBRA - MARAWIS

PRAMUKA

Kata pramuka pastinya udah gak asing lagi di telinga sobat – sobat SMP maupun SMA dan masyarakat. Begitu juga pramuka yang ada di MTs. Darul Hikmah Cimone.

Pembina Pramuka : Ka. Supriyadi


Pengen lebih tau lagi PRAMUKA MTs. Darul Hikmah, dating aja ya.. ke Ruang Ekskul OSIS MTs. Darul Hikmah…. Di tunggu Loh….

PASKIBRA

PASKIBRA’ organisasi berikut ini pasti sudah pada tahu karena setiap hari kemerdekaan kita!! Selalu ada yang namanya PASKIBRA!! So... mari kita lihat susunan kepengurusan PASKIBRA dari kami :

Susunan pengurus Paskibra Sekolah Periode 2009 / 2010

Pelindung : Drs. Pamuji ( Kepala Sekolah )

Pembina : Caryana

Ketua : Imelda

Wakil Ketua : Prastyo

Sekretaris : Siti Munawaroh

Ulwiyatul Hasanah

Bendahara : Neneng Hasanah

Hildawati Eka Rizki

Bidang – bidang

Binlat : Kahfi ZH

Affan Apandi

Kespas : Novi Restiyani

Ibrohim

Pampas : Sumela Marlina

Aditya Paksi

Humas : Siti Khodijah

Nb : Data akan segera di lengkapi.

Itulah susunan kepengurusan PASKIBRA MTs. Darul Hikmah




MARAWIS

Nah Ekskul yang terakhir di MTs. Darul Hikmah yaitu Marawis…

Pembina : Supriyadi

Materi 1 KEPEMIMPINAN

Oleh : Drs. Pamuji ( Kepala Madrasah )

A. Pendahuluan

Kepemimpinan adalah merupakan masalah senteral dalam kepengurusan suatu

organisasi. Maju mundurnya suatu organisasi, mati hidupnya organisasi, tumbuh

kembang organisasi, senang tidaknya bekerja dalam suatu organisasi serta tercapai

tidaknya tujuan organisasi sebagian ditentukan oleh tepat tidaknya kepemimpinan yang

diterapkan dalam organisasi yang bersangkutan. Meskipun tidak dapat dipungkiri bahwa

pemimpin hanya dapat menjalankan kepemimpinannya sehingga tujuan organisasi dapat

tercapai sebagian besar pekerjaan dilakukan oleh anggotanya,tetapi yang dikenal adalah

pemimpin itu sendiri.

Pada pembahasan materi kepemimpinan ini dibatasi oleh kepemimpinan khas Indonesia

yang sesuai dengan Dasar Negara, Palsafah serta pandangan hidup bangsanya.

B. Sikap Dasar Kepemimpinan

1. Pengertian Kepemimpinan (Leadership)

Kepemimpinan atau Leadership berasal dari kata dasar “pimpin” yang artinya bimbing atau tuntun, atau dalam kata kerja “memimpin” yaitu membimbing atau menuntun. Sedangkan kepemimpinan (menunjukkan kata sifat) adalah perilaku seseorang yang dibentuk oleh gabungan karakter positif seorang pemimpin. Ada sifatsifat yang melekat dan karenanya ia lebih bersifat Universal sebab didalamnya menyangkut parameter nilai (standar value). Determinasi kepemimpinan menurut Kartini Kartono meliputi 3 faktor, yaitu (1)

faktor orang/pribadi (2) faktor posisi (3) factor situasi.

Jadi pemimpin adalah orang yang memiliki kelebihan sehingga dia mempunyai kekuasaan dan kewibawaan untuk menggerakkan, mengerahkan, dan membimbing bawahan. Dalam pengertian lebih luas Pemimpin adalah seseorang yang memimpin dengan jalan emprakarsai tingkah laku sosial dengan mengatur, menunjukkan,

mengorganisir dan mengontrol usaha orang lain atau melalui prestise kekuasaan.

Menurut Paul Mersey dan Kenenth M. Blanchard, 1982 Kepemimpinan adalah proses

mempengaruhi kegiatan individu atau kelompok dalam usaha mencapai tujuan dalam

situasi tertentu.

Dari berbagai pendapat pada dasarnya Kepemimpinan mempunyai dua hal yang

dominan, yaitu mempengaruhi dan saling pengaruh. Mempengaruhi mengandung

kesan searah sedangkan saling pengaruh mengandung makna timbal balik. Karena

berupa kemampuan mempengaruhi perilaku orang lain dalam situasi tertentu agar

bersedia bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sedangkan bagaimana pemimpin mempengaruhi bawahan/anggota bias bermacammacam,

antara lain dengan memberikan gambaran masa depan yang lebih baik,

memberi perintah, memberi imbalan, melimpahkan wewenang, memberi

penghargaan, memberi kedudukan, membujuk, mengajak, memberi kesempatan

berperan, memberi motivasi, memberikan arah, mendorong kemajuan, menciptakan

perubahan, memberikan ancaman, hukuman dll.

C. Teori Kepemimpinan

Faktor-faktor yang terdapat dalam kepemimpinan dengan pendekatan :

1. Pendekatan Bakat

Teori ini memandang bahwa pemimpin dianugerahi bakat untuk yang membedakan

mereka dari orang kebanyakan dan menurut Ordway Tead : “Seseorang Pemimpin

harus memiliki sepuluh syarat yang berkenan dengan” :

1. Kekuatan fisik dan susunan syaraf

2. Penghayatan terhadap arah dan tujuan

3. Antusiasme

4. Integritas

5. Keahlian teknis

6. Kemampuan memutuskan

7. Keramah tamahan

8. Intelegensia

9. Keterampilan mengajar

10. Kepercayaan

Hunt lebih mempersempit lagi bahwa yang berhasil menjadi pemimpin umumnya

mereka yang mempunyai cirri-ciri sebagai berikut :

1. Mempunyai intelegensia diatas rata-rata

2. Sehat

3. Berasal dari golongan menengah atau atas

4. Mempunyai keinginan yang kuat

5. Seringkali anak pertama atau anak laki-laki pertama

Teori ini dalam kenyataannya tidak berhasil menemukan seperangkat bakat yang

menjamin berhasilnya kepemimpinan dan dalam kenyataannya tidak semua bakat

yang diharapkan.

2. Pendekatan Situasional

Teori ini berkeyakinan, bahwa situasi tertentulah yang melahirkan pemimpin.

Menurut Murphy : 1941, bahwa pemimpin dilahirkan oleh situasi darurat atau gawat.

Dalam situasi demikian muncul seorang yang mempunyai kemampuan membaca

situasi dan berhasil mengatasinya maka lahirlah seorang pemimpin.

3. Pendekatan Bakat dan Situasional

Pendekatan bakat gagal menemukan perangkat bakat yang menjamin keberhasilan

pemimpin. Sebaliknya pendekatan situasional terlalu meremehkan bakat walaupun

hasil penelitian menunjukkan adanya bakat dan keberhasilan memimpin. Oleh karena

itu para teoritisi berpendapat bahwa pemimpin adalah suatu proses yang melibatkan

pemimpin, anak buah dan situasi.

D. Azas Kepemimpinan

Sikap dasar dan Prinsip bagi seorang pemimpin adalah :

a. Konsisten dan Konsekwen dalam menghayati dan mengamalkan Pancasila.

b. Mengayomi, suka memberi perlindungan atau memberi teguh sehingga pengikutnya

selalu merasa aman dan tentram dalam perlindungannya.

Disamping sikap dasar diatas, para pemimpin organisasi di Indonesia perlu

mengembangkan sifat-sifat tertentu, yaitu :

a. Adil

b. Arif bijaksana

c. Penuh prakarsa/inisiatf

d. Percaya diri

e. Penuh daya pikat

f. Ulet

g. Mudah mengambil keputusan

h. Jujur

i. Berani mawas diri

j. Komunikatif

Karena latar belakang budaya, agama dan heterogenitas masyarakat in donesia yang khas,

secara operasional kepemimpinan organisasi di Indonesia harus berpegang pada 11 azas

kepemimpinan sebagai norma, yaitu :

1. Taqwa; percaya pada Tuhan Yang Maha Esa

a. Ing Ngarso Sung Tulodo ; didepan memberi teladan

b. Ing Madya Mangun Karso ; ditengah membangun kemampuan, tekad dan

prakarsa.

c. Tutwuri Handayani ; dibelakang memberi dorongan, penggerak, pengarah.

d. Waspada Urwowiseso ; senantiasa waspada, sanggup mengawasi dan berani

memberikan koreksi.

e. Ambeg Paramarta ; harus mampu menentukan segala sesuatu dengan tepat dan

menentukan prioritas.

f. Prasojo ; senan tiasa bersahaja, sederhana dan tidak berlebihan.

g. Setyo ; selalu setia, loyal terhadap organisasi.

h. Geminastiti ; hemat dan cermat.

i. Beloka ; jujur, terbuka dan berani bertanggung jawab.

j. Legowe ; ikhlas, bersedia dan rela.

E. Teknik kepemimpinan

a. Teknik pematangan / penyiapan pengikut

1. Teknik penerangan (memberikan keterangan yang jelas faktual untuk

meyakinkan kepada pengikut sesuai dengan kemauan pemimpin ).

2. Teknik propaganda berusaha memaksakan kehendak atau keinginan pemimpin

yang kadang-kadang bagi pengikut tidak ada pilihan lain.

b. Teknik Human Relations

Teknik ini merupakan proses pemberian dorongan agar orang mau bergerak, yang

dapat dijadikan motif, yaitu pemenuhan physis dan kebutuhan psikologis.

c. Teknik menjadi tauladan

Teknik pemberian contoh yang mewujudkan dalam dua aspek, yaitu aspek negatif

dalam bentuk larangan dan aspek positif dalam bentuk anjuran atau keharusan.

d. Teknik persuasi ( mengajak dengan lunak).

e. Teknik pemberian perintah

Teknik menyuruh orang yang diberi peritah dengan ketentuan power dan kekuasaan.

f. Teknik penggunaan system komunikasi yang cocok.

Teknik ini harus mempertimbangkan kondisi penerimaan informasi ( yang diajak

komunikasi ).

g. Teknik penyedian Fasilitas-fasilitas

Kepada sekelompok orang yang sudah siap untuk mengikuti ajakan sipemimpin,

maka orang-orang itu harus diberi fasilitas, atau kemudahan-kemudahan.

F. Fungsi Kepemimpinan

Fungsi kepemimpinan organisasi sebagai salah satu fungsi management, kepemimpinan

menjadi, mencakup beberapa tugas, dan kewajiban organisasi diantaranya :

a. Pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan dalam rangka menjalankan kekuasaan organisasi. (Chester

Barrnat )

b. Motivasi

Motivasi diperlukan untuk kebutuhan psikologis, keamanan, kebutuhan social,

prestise, mempertinggi kemampuan (Abraham Maslow ).

c. Visi

“ Tragedi terbesar dalam diri seorang manusia adalah bila menjadi penglihatan tetapi

tidak mempunyai visi.

KEPEMIMPINAN UMUM

Yang dimaksud dengan tipologi kepemimpinan dalah bagaimana pemimpin menjalankan

tugasnya, misalnya gaya apa yang digunakan dalam merencanakan, merumuskan,

menyampaikan perintah, atau ajakan kepada yang diperintah.

Penggolongan gaya kepemimpinan :

1. Gaya Kepemimpinan Otokratis ( terpusat pada pemimpin /direktif )

Gaya ini ditandai dengan banyaknya petunjuk yang dating dari pemimpin (penonjolan

pada pemberian perintah ).

2. Gaya Kepemimpinan Birokratis

Ditandai dengan keketatan pelaksanaan prosedur yang berlaku pada pemimpin dan anak

buahnya atua memimpin berdasarkan peraturan.

3. Gaya Kepemimpinan Demokratis

Gaya ini terpusat pada anak buah, kepemimpinan dengan kesederajatan, kepemimpinan

konsultatif atau parsitipatif (terjadi komunikasi dua arah ) dan keputusan diambil secara

bersama.

4. Gaya Kepemimpinan Bebas

Pemimpin melimpahkan sepenuhnya kepada anak buahnya dalam menentukan tujuan

serta cara dipilih untuk mencapai tujuan itu. Peranan pemimpin hanyalah menyediakan

keterangan dan hubungan dengan pihak luar.

KESIMPULAN

Dengan memperhatikan definisi dan deskripsi yang ada maka pada umumnya kepemimpinan

diartikan sebagai kemampuan dan kesanggupan menggerakan orang-orang untuk bekerja dan

mengarahkannya pada tujuan yang telah ditetapkan.

Pemimpin dan kepemimpinannya perlu menumbuhkan sifat dasar dan sifat-sifat tertentu yang

sesuai dengan keadaan/kondisi Indonesia yang sedang membangun sesuai dengan tujuan dan cita-cita nasional.

Para pemimpin organisasi diera reformasi dihadapkan kepada multi tantangan akibat

kesalahan-kesalahan masa lalu. Untuk para pemimpin organisasi sekarang dituntut memiliki

moralitas, integritas kepemimpinan professional kompetitif dan daya saing tinggi.

Materi 2 ADMINISTRASI DAN KESEKTARIATAN

Oleh : Ahmad Bukhori ( Sekretaris MPO )

I. PENDAHULUAN

Setiap organisasi (apapun bentuknya ) pasti mempunyai rumusan tujuan yang ingin dicapai.

Organisasi yang mempunyai rumusan tujuan yang jelas akan mendapatkan kesulitan kearah

mana organisasi iti akan dibawa. Perumusan tujuan organisasi yang jelas akan memudahkan

organisasi dalam menentukan kebijakan organisasi. Melalui tujuan tersebut, sebuah

organisasi mendapat gambaran kearah mana orgaisasi tersebut akan dibawa, mendapatkan

landasan bagi organisasi, memudahkan menentukan macamnya tugas, dan akan mudah

menentukan PRODER KISS ME (program, prosedur, koordinasi, integrasi,

simplikasi,sinkronisasi dan mekanisme ).

Perumusan tujuan meski menjadi syarat mutlak bagi organisasi, tetapi bukanlah merupakan

satu-satunya syarat. Rumusan tujuan perlu ditopang oleh syarat-syarat lain yang tidak kalah

pentingnya diantaranya (anggota), kelompok, kerja sama, dan perangkat lainnya seperti

kesektariatan dan administrasi.

Diantara sederetan piranti organisasi yang akan penulis uraikan lebih panjang adalah

Kesektariatan dan administrasi.kedua piranti organisasi tersebut penulis uraikan karena

penulis berpendapat bahwa kegiatan kesektariatan dan administrasi mempunyai peran yang

signifikan dalam kegiatan organisasi.

II. ADMINISTRASI

Seperti telah diuraikan diatas bahwa sebuah organisasi yang baik adalah organisasi yang

telah menetapkan rumusan organisasi yang jelas. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi

sudah barang tentu akan melakukan segala usaha/ kegiatan organisasi, dari mulai

merencanakan tujuan sampai dengan kegiatan evaluasi kegiatan.usaha/kegiatan tersebut

disebut dengan administrasi.

Secara umum, administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekerja

secara teratur untuk mencapaisuatu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.usaha-usaha

atau kegiatan yang dimaksud meliputi semua kegiatan yang lazim dilakukan oleh organisasi,

seperti penetapan rencana program, pengorganisasian, penajaman dan penyelenggaraan

program, kegiatan pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, dan lainlain.

Sedangkan secara sempit administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha, clerical work

(kegitan catat mencatat/tulis –menulis ) atau sectretrial work (pekerjaan sekertaris), yaitu

keseluruhan kegiatan mencatat segala kejadian bagi pimpinan suatu organisasi. Keseluruhan

rumusan pengertian administrasi secara sempit tersebut disebut juga kesektariatan.

Dari batasan-batasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa pengetian administrasi

meliputi hal-hal sebagai berikut.

1. Rangkaian kegiatan/ perbuatan, termasuk kegiatan kesekretaritan;

2. Adanya kelompok orang;

3. Adanya kerjasama;

4. Adanya unsur-unsur untuk mencapai tujuan;

III. KESEKRETARIATAN

Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Seperti telah disinggung diatas, bahwa tata

usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup

menunjang tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau

keskretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi.

1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).

2. Surat menyurat;

3. Kegiatan kearsipan dan agenda;

4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;

5. pengiriman dan penerimaan surat; dan

6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tilis menulis

Dari uraian diatas dapat menyimpulkan bahwa Tata Usaha adalah menghimpun keteranganketerangan

tertulis yang dapat digunakan untuk menunjang kelancaran kegiatan administrasi.

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sipat Tata Usaha adalah sebagai “pelayanan

terhadap kegiatan pokok administrasi”.

Berikut ini penulis uraikan beberapa kegiatan Tata Usaha yang memiliki aturan-aturan (baku)

tertentu, yaitu: surat menyurat, kearsipan, agenda, buku induk, dan buku agrnda kegiatan.

A. Surat Menyurat

Di antara kegiatan Tata Usaha yang paling menonjol adalah kegiatan surat menyarat

(korespondensi). Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan

informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihakpihak

tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi.

Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:

1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah

pikiran/gagasan.

2. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian.

3. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan.

4. Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah.

5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.

Jika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis,

yaitu:

1. surat pribadi,

2. surat dinas (resmi), dan

3. surat niaga.

Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang lain, misalnya : surat edaran,

surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan.

Ada beberapa bentuk penulisan surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola surat

menurut susunan, letak, dan bagian-bagian surat. Setiap bagian surat itu sangat penting

peranannya sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat.

Menurut pola umum yang berlaku dalam surat menyurat, bentuk surat dikelompokan

menjadi6(enam) dan macam bentuk surat, yaitu : (a) bentuk lurus penuh (full block style), (b)

bentuk lurus (block style), (c) bentuk setengah lurus (semi block style), (d) bentuk bertekuk

(idented style), (e) bentuk resmi Indonesia lama, dan (f) bentuk Indonesia baru.

(contoh lengkap bentuk-bentuk surat tersebut dapat dilihat pada buku seri penyuluhan bahasa

Indonesia bagian surat menyurat.

Sekedar memberikan gambaran untuk memudahkan pemahaman pembaca, berikut penulis

berikan contoh bagian-bagian surat dalam bentuk lurus (block style)

Keterangan :

(1) Kop/Kepala Surat;

(2) tanggal surat;

(3) nomor. Lampiran, perihal

(4) alamt,tujuan;

(5) salam pembuka;

(6) Isi surat

(7) Salam penutup;

(8) pengirim surat; da,

(9) tembusan;

B. Kerasipan, Agenda dan Ekspedis

1). Arsip

Kegiatan Kearsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu sendiri dan agenda. Arsip adalah suatu

tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen.

Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat,

akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara

ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang bias mengurus bagian penyimpanan dan

pemeliharaan surat-surat disebut arsiper

Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :

1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan.

2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hokum

3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.

4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lainlain.

System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu :

1) Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan nama orang atau organisasi utama.

2) Sistem penyimpanan menurut pkok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip

didasarkan pada jenis dan isi surat..

3) Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip

didasarkan pada asal daerah surat..

4) Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip

didasarkan angka nomor pada surat.

5) Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip

berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut.

2) Agenda

Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi

untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas

mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda,

dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu :

1) Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri

untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.

2) Agenda anda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus untuk mencatat

surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar.

3. Ekspedisi

kegiatan kesekretariatan lain yang berhubungan dengan surat menyuratadalah ekspedisi.

Ekspedisi adalah kegiatan mengurus (mengirim/mengantarkan) surat-surat atau barangbarang.

Orang yang bertugas untuk mengirim/mengantar surat-surat atau barangn-barang

disebut ekspeditur. Untuk memudahkan surat-surat, sebuah organisasi memerlukn bukuk

ekspedisi. Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim

dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut.

C. Buku Induk dan Agenda Kegiatan

Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota

organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun

anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh

personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.

Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-datarangkaian kegiatan organisasi

selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badanbadan

yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan.

IV. P E N U T U P

Administrasi dan kesekretariatan bukan merupan bagian disiplin ilmu eksakta. Ini berarti

bahwa teori tentang kedua topik tersebut adalah terus mengalami perubahan, pergeseran dan

penambahan-penambahan sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi.

Perkembangan kebutuhan organisasi tidak terlepas dari usaha untuk lebih memperbaiki citra

organisasi tersebut. Oleh karena itu inisiatif-inisiatif dengan ide-ide cerdas menjadi sangat

penting, termasuk ide-ide dalam bidang administrasi dan kesekretariatan sebagai piranti

penting dalam menjalankan roda organisasi.

Wassalam,

Materi 3 RETORIKA dan PROTOKOLER

Oleh : Zainal Abidin, S. Ag ( Pembina Kesiswaan )

A. Retorika
1. Pengertian :

Retorika artinya seni berbicara atau keterampilan berbicara, yakni ilmu yang

mempelajari cara mengatur kata-kata supaya timbul kesan menarik bagi pihak lain.

2. Tujuan :
a. Knowladge transfer, yaitu untuk mentransfer ilmu pengetahuan
b. Mision Transfer, yaitu untuk mentransfer misi atau suatu tujuan
c. Korektif, yaitu untuk membela kebenaran
d. Instruktif, yaitu memdidik orang yang tidak dapat mencapai logika
e. Sugestif, yaitu memberi saran dapat menguasai lawan dan situasi
f. Devensif, yaitu sebagai alat pertahanan mental

3. Retorika dalam Komunikasi Formal
a. Sistem Persiapan :
Menggunakan konsep, teks atau naskah
Menentukan inti atau garis besar yang akan dibicarakan
Menghapal konsep secara persis
Tampil secara spontan

b. Tekhnik dalam Tampil :
Penataan busana
Pengaturan mimik muka atau ekspresi
Olah vokal
Pengaturan intonasi
Aksentuasi
Strategi psikologis masa : tidak menggurui, tidak menyudutkan pihak
lain, tidak menyombongkan diri.

c. Kerangka Materi
Pembukaan : Apersepsi
Isi : pokok atau inti pembicaraan
Penutup : Penajaman atau pengkerucutan
d. Materi yang Menarik
Simpel
Berbobot
Dapat dimengerti
Aktual
Bernuansa baru

e. Pemahaman Objek Sasaran dan Kondisi
Kelompok khusus
Klompok umum/heterogen

B. Protokoler
1. Pengertian
Protokoler adalah pengaturan tata cara, upacara,gelar kegiatan dan aneka jenis
perlengkapan serta penataan tempat dan dekorasi, yang diolah atau disusun secara
tertib.

2. Tujuan
a. Agar tujuan kegiatan dapat tercapai secara jelas
b. Agar proses kegiatan dapat menarik
c. Agar proses kegiatan berjalan hidmat dan terhormat
d. Agar suatu keiatan dapat berkesan
e. Agar isi dan kulit kegiatan dapat berpadu secara harmonis

3. Landasan Dasar
a. TAP MPR
b. Kepres
c. Perda TK I
d. Perda TK II
e. Sistem Religi
f. Sistem budaya nasional
g. Sistem budaya daerah


4. Jenis Istilah Latihan Protokoler
a. Pembawa acara
b. MC
c. Presenter
d. Moderator

5. Syarat Protokoler
a. Sehat jasmani dan rohani
b. Memiliki keterampilan retorika
c. Berilmu pengetahuan luas
d. Memiliki kemampuan berkomunikasi
e. Disiplin
f. Dapat mengambil keputusan dengan cepat
g. Memiliki tim kerja
h. Supel dan fleksibel
i. Tegas
j. Bertanggung jawab
k. Bermental tenag
l. Jujur dasn dapat dipercaya
m. Dll. Seperti syarat seorang pemimpin

6. Jenis kegiatan
a. Ceremonial/Formal
b. Kegiatan Inti
7. Bahan Pembahasan
Untuk pengembangan proses, langkah-langkah dalam problematika keprotokoleran,
akan disajikan langsung dalam session dialog

Materi 4 TEHKNIK DISKUSI dan TATA CARA BERSIDANG

Oleh : Dede Sulaeman, S. PdI ( Ketua MPO )

A. PENGERTIAN DISKUSI

Diskusi berasal dari kata “discum” (bahasa latin) dan “discussio” (bahasa inggris) yang

artinya adalah interaksi. Adapun menurut istilah adalah :

1. Interaksi yang satu dengan yang lainnya, dalam hal ini perilaku yang satu memberi

informasi, merubah, memperbaiki, atau menerima suatu/sesuatu dari yang lain.

2. Sebagai wahan respon antara pribadi yang akhirnya menghasilkan kesepakatan

bersama .

3. Pertemuan untuk bertukar pikiran tentang suatu maslah.

B. FUNGSI DISKUSI

Diskusi berfungsi sebagai berikut:

1. Pemecahan masalah, menetukan alternatif, usaha pemecahan dan bertindak

bersama sesuai dengan alternatif yang tidak direncanakan.

2. Mengembangkan pribadi, harga diri, hormat kepada sesama, berani mengatakan

pendapar dan mendalami pengertian tentang suatu persoalan

C. TUJUAN DISKUSI

1. Untuk dapat menyadari , dan menguji bukti-bukti system nilai, pendapat dan

respon dari suatu gagasan sendiri atau orang lain.

2. untuk menguji secara kolektif tentang suatu gagasan yang dikemukakan orang

lain.

3. Untuk bertukar pikiran dan ide, belajar mengungkapkan serta menanggapi

keterangan yang relevan.

4. Mengaitkan data dan keadaan dari berbagai pandangan orang lain dan latar

belakang nya berbeda-beda.

D. MACAM-MACAM DISKUSI

1. Bersifat informal

a. Model Laju Ikan

Yaitu pembicaraan tidak resmi antar dua orang atau tiga orang dengan tempat atau

waktu tidak tentu yang dapat menemukan beberapa alternatif pemecahan

setidaknya akan mendapat kan untuk menurunkan ketegangan dari suatu

persoalan,

b. Model Dengung lebah

Terdiri dari beberapa kelompok kecil yang tidak ada keterkaitan biasanya dari dua

atau sampai empat orang.

c. Model debat

Adu logika antara seseorang dengan yang lain tentang sesuatu persoalan yang

didalamnya ada kelompok pro dan kontra dan disini ada semacam ego kolektif.

2. Bersifat Formal

a. Model Lempar Kata

Terjadinya pengumpulan gagasan yang cukup singkat, lantaran gagasan tersebut

ditampung oleh ketua diskusi dan jumlah anggotanya sekitar 8 sampai 12 orang.

b. Model Panel

Yang berbicara adalah pakar dari berbagai keahlian untuk meni jau dan

menganalisis suatu permasalah yang diajukan. Pertanyaan-pertanyaan diajukan

oleh moderator dan peserta diskusi hanya memantau jalanya diskusi.

c. Simposium.

Hampir sama dengan diskusi panel, hanya dalam symposium para pakar dituntut

untuk mengungkapkan dan menjelaskan karya tulisnya dan peserta dapat

mengajukan berbagai sanggahan secara langsung atau saran yang diajukan para

pakar, karena itu symposium didalamnya berupa kajian dan pendapat tidak sampai

pada keputusan jadi ruang lingkupnya cukup jelas.

d. Seminar

Temu wicara untuk membahas suatu maslah tertentu (terbatas pada suatu persoalan)

melalui prasaran dan kajian yang dimaksudkan untuk mendapatkan keputusan

bersama.

e. Work Shop (Loka Karya)

Telaah terhadap persoalan yang diikuti oleh orang ahli dalam permasalahan itu un

tuk mendapatkan suatu keputusan .

f. Konvensi

Hampir sama dengan symposium, membahas persoalan yang cukup jelas, para

pakar dan peserta diskusi berasal dari bidang keahlian yang sama walaupun berasal

dari lembaga yang berbeda.

g. Rapat Kerja

Pertemuan wakil-wakil pemimpin suatu instansi untuk mengkaji suati pekerjaan

yang sesuai dengan pekerjaan mereka.

h. Diskusi kelompok (Group Discusion)

Beberapa orang yang mempunyai niat bersama terhadap suatu persoalan , bertemu

dan bertukar pikiran, komunikasi yang lebih dekat dan langsung karena baik tempat

atau pun waktu dapat ditukar sendiri oleh kelompok. Jumlah anggota kelompok

antara 6 sampai 8 orang. Pemimpin dipilih oleh kelompok itu sendiri dan bias

berganti-ganti.

E. ORGANISASI DISKUSI.

Demi kelancaran jalanya diskusi biasanya disusun organisasi sebagai berikut:

1. Ketua atau pemimpin diskusi adalah sebagai berikut:

a. Tugas pemimpin diskusi adalah sebagai berikut:

• Memimpin jalanya diskusi, membuka diskusi, mengatur pembicaraan dan

menutup diskusi

• Merumuskan maslah, sehingga diskusi memperoleh hasil yang positif.

• Memberi keputusan bila terjadi perdebatan dalam diskusi

b. Ketua diskusi harus pandai dan bijaksana dan berpengetahuan luas

c. Ciri-ciri pemimpin diskusi yang baik adalah :

• Pemimpin diskusi dengan sabar dan tidak berat sebelah

• Menghargai setiap pendapat

• Mengetahui aturan permainan

d. Siap pemimpin diskusi :

• Mempersiapkan garis besar diskusi

• Membuka diskusi dengan pengarahan/saran

• Memimpin jalannya diskusi dengan tidak menyimpang dari pokok

permasalahan,

2. Sekretaris diskusi/Notulen

Sekretais diskusi harus mampu mencatat inti permasalahan dan pokok gagasan

sehingga tersusunlah hasil diskusi yang rapih./sistematis.

3. Pembicara

Pembicara adalah yang menyampaikan/ menyajikan suatu masalah atau meninjau ,

menganalisa suatun permasalahan yang diajukan moderator atau peserta diskusi.

Seorang pembicara harus dapat menyajikan masalah dan dapat membangkitan

semangat atau merangsang peserta diskusi serta gaya dan suara dalam menyajikan

maslah harus mendatar (monoton).

4. Peserta

Peserta diskusi harus :

a. Mempunyai kesiapan mental sebelum diskusi

b. Dapat berperan aktif atau berpartisifasi dalam kegiatan diskusi tersebut

c. Tidak perlu takut berbuat salah dalam mengungkapkan masalah

d. Menghindari ketegangan, emosi, dan ego pribadi .

F. LANGKAH-LANGKAH DISKUSI

1. Persiapan

Dalam hal ini dim ulai dengan munculnya suatu persoalan sebagai bahan kajian

diskusi. Kemudian kegiatan berikutnya pembentukan panitia diskusi yang

mempersiapkan segala hal yang berkenaan dengan diskusi yang meliputi :

Administrasi, akomodasi, dan material.

2. Pelaksanaan

Pada tahap ini dimulai dengan pembukaan ( dalam diskusi yang ruang lingkupnya

besar, biasanya dibuka oleh pejabat yang berwenang ). Kemudian pelaksanaan diatur

oleh pemimpin/moderator dan sampai saat penutupan.

3. Penyelasaian

Pada bagian ini panitia/tim yang telah dipercaya mereka kembali dan mengumpulkan

hasil – hasil diskusi, kemudian disusun dan dilaporkan kepada pihak – pihak yang

terkait.

4. Tindak lanjut

Berakhirnya diskusi bukan berakhir segalanya namun harus mengadakan tengok

balik/terhadap hasil diskusi tersebut. Sampai berapa jauh hasil diskusi yang

dicapai/relevansinya dengan apa yang dipersoalkan, karena mungkin saja dari diskusi

tersebut dapat menimbulkan persoalan baru yang belum terpikirkan.

G. MANFAAT DISKUSI

1. Terangsang untuk lebih memahami masalah dilingkungannya, keluarga, masyarakat,

organisasi, dan lingkungan lainnya.

2. Menumbuhkan bakat, sifat dan sikap kepemimpinan

3. Latihan merumuskan buah pikiran yang jelas dan singkat.

4. Melatih jiwa sabar

5. Menubuhkan jiwa toleransi

6. Membina dan melatih jiwa terbuka

7. Mengembangkan kemantapan pikiran, kestabilan emosi, dan kedewasaan berpikir.